Disque dur trop exigu, inflation des fichiers, documents trop lourds... votre ordinateur peine à stocker tous vos contrats, dossiers, plaquettes ou autres photos. Il a besoin d’air ! Pas de problèmes : il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de stockage capables d’archiver tous vos documents. C’est le cas des clés USB et des disques durs externes.

1. Pourquoi sauvegarder ses fichiers ?

À l’ère du tout-numérique, votre ordinateur doit stocker de plus en plus de données, à la fois bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, PDF...) et multimédias (vidéos, photos, MP3, animations Web, Autocad/CAO...). Vos fichiers de présentation comportent très souvent des images, des graphiques, des tableaux, des logos... qui réclament toujours plus d’espace sur le disque dur de votre ordinateur qui finit par s’engorger. Au fil des années, le tout peut se chiffrer en centaines de Mo (méga-octets), voire Go (giga-octets) ! Mais pour le professionnel que vous êtes, il est indispensable de garder une trace de certains documents informatiques, et même parfois obligatoire. Les nouveaux supports de stockage qui ont remplacé l’ancienne disquette (1,2 Mo) se sont adaptés au rythme des professionnels et sont capables de stocker des centaines de fichiers informatiques.

2. Quel outil pour quel usage ?

Les deux supports de stockage externes les plus polyvalents sont la clé USB et le disque dur. Si la capacité de stockage est votre critère de choix principal, le disque dur externe s’impose ! Avec un tel accessoire, vous avez de la place : pour vous donner un ordre d’idée, avec une capacité de 120 Go, vous sauvegardez environ 120 000 photos au format Jpeg ou 7 000 photos en haute définition, 185 CD de documents divers, 120 heures de vidéo Mpeg (compressée) ou 9 heures de vidéo DV.

En plus, son rapport "volume de stockage / prix au Go" est bien plus intéressant que celui d’une clé USB : 1 euro seulement contre environ 80 euros pour une clé ! Il faut dire que la technologie n’est pas la même - la mémoire "flash" des clés USB coûte plus cher - et la miniaturisation se paye. Mais, si vous recherchez un support très compact, ultraléger, à emmener partout : la clé USB est idéale. Elle tient sur un porte-clés ! Et son utilisation est enfantine (voir ci-après). Mais petit conseil, si vous souhaitez laisser vos travaux à un client ou lui envoyer par voie postale ou par coursier, le mieux est de graver un ou plusieurs CD (700 Mo de stockage chacun). C’est de loin la solution la plus pratique et la plus économique, d’autant que les ordinateurs sont tous aujourd’hui équipés d’un graveur. Pour les gros fichiers multimédias, optez pour un DVD, les PC et Mac récents disposant d’un graveur adéquat.

3. Comment utiliser ces accessoires ?

Les clés USB et les disques durs externes se branchent sur la prise USB de l’ordinateur. Les icônes les représentant apparaissent alors sur le bureau de l’ordinateur comme un second disque dur. Pour transférer vos données, il suffit de sélectionner le fichier, le groupe de fichiers ou le dossier souhaité, et de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris. Dans le menu déroulant, sélectionnez "envoyez vers..." puis cliquez sur la clé ou le disque. Sur un Mac, un simple "glisser-déposer" de l’un à l’autre suffit.

Encore plus simple : de nombreux disques durs récents possèdent un bouton externe de synchronisation automatique : vous appuyez et vos fichiers se mettent à jour tout seuls, sans manipulation. Si vous êtes amené à manier beaucoup de photos numériques par exemple, certains logiciels vous facilitent la tâche. C’est le cas de Picasa 2, un outil gratuit proposé par les créateurs du célèbre moteur Google. Que vous utilisiez une clé USB ou un disque dur externe, donnez-vous néanmoins quelques règles et pensez à sauvegarder régulièrement vos fichiers, par exemple chaque vendredi pour protéger vos travaux de la semaine. L’appellation des dossiers et des fichiers doit être claire et correspondre à votre propre logique de rangement.

Précision importante : certaines clés USB ne sont pas compatibles avec les anciens PC qui ne fonctionnent pas sous Windows XP, 2000 ou Me. Il faudra alors leur installer un petit logiciel - appelé "pilote" - normalement fourni avec la clé.

4. Quelle clé USB choisir ?

Choisir sa clé USB n’est pas si facile : il existe plus de 200 modèles issus d’une dizaine de fabricants. À première vue, elles se ressemblent toutes. Cependant, entre la clé USB "gadget", que l’on offre comme un stylo bille, et la clé USB professionnelle, rapide et de grosse capacité, la différence est réelle. Les clés se déclinent en différentes capacités : 64, 128, 256, 512 Mo ou 1 Go. Même pour transporter des fichiers bureautiques ou quelques photos, privilégiez les modèles à 256 ou 512 Mo : mieux vaut avoir de la marge plutôt que de multiplier les clés et les égarer.

Depuis quelques mois apparaissent des clés de grande capacité : 2 voire 4 ou 6 Go. Elles se montrent utiles pour transporter des fichiers multimédias volumineux ou des présentations animées. Il s’agit en fait d’une nouvelle génération de clés où un minidisque dur remplace la mémoire Flash. Elles tiennent davantage du paquet de cigarettes (avec un petit cordon) que de la clé. Elles intéresseront les professionnels nomades qui ont besoin d’un outil intermédiaire. Question rapidité, les modèles USB 2.0 se sont généralisés. Normal, car ils sont sept fois plus rapides que la précédente version. Le débit très rapide de certaines clés USB 2.0 vous fera gagner du temps si vous les manipulez souvent : les plus véloces peuvent transférer deux photos haute résolution en une seconde ou 200 Mo en moins d’une minute

N’oubliez pas non plus la robustesse. Évitez les clés trop bon marché qui ne tiennent pas longtemps écrasées dans une poche. Le bouchon doit bien fermer, surtout s’il comporte l’attache porte-clés, sous peine de perdre en route votre clé et son précieux contenu. Autre critère qui peut faire pencher la balance, les petits "plus" livrés avec la clé : logiciel de sécurisation de vos données, wi-fi pour accéder à un réseau sans fil, câble rallonge USB, étui en cuir, etc.

5. Quel disque dur externe choisir ?

Cette famille comprend deux groupes : les disques durs "nomades" ou de poche et les disques durs de bureau, destinés davantage à rester branchés en permanence à votre machine.

Les formats "de poche" sont légers (200 à 300 g) et s’emportent partout avec leur câble USB ou firewire. Les disques de bureau pèsent, eux, entre un et deux kilos. Ils sont transportables sans plus. Si vous manipulez beaucoup de vidéo ou de son, ce qui sollicite de nombreux échanges entre le disque et votre ordinateur, préférez les modèles rapides (à 7 200 tours/min) et la prise firewire (si votre PC en dispose) à une prise USB 2.0.

Une nouvelle génération de disques "intelligents", à peine plus chers, intéressera les petites structures : les disques durs de sauvegarde et les disques durs de réseau. Les premiers se présentent comme une solution de sauvegarde du serveur (machine isolée qui héberge la messagerie, la compta...) bien plus économique et pratique que les systèmes classiques à base de cassettes à bande qu’il faut changer chaque semaine. Les seconds se branchent sur le réseau informatique au bureau ou à la maison (via le boîtier multiprises appelé "routeur") pour un partage facile et immédiat des fichiers, sans nécessiter de serveur : fonctions de tri automatique, zone publique, dossiers personnels protégés...

Avant de vous décider, voici quelques derniers points à vérifier : le câble (USB ou firewire) est-il livré dans la boîte ? Sinon il faudra l’acheter (longueur d’un mètre minimum). Si vous possédez un Mac, le disque dur est-il compatible ? Vous manquez de place sur votre bureau ? Optez pour un modèle en position verticale. Enfin, n’oubliez pas le bruit : certains disques durs se révèlent bruyants, et donc énervants à la longue.

Pierre LORIMY - Octobre 2005