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Devis et factures font partie du quotidien de l’entreprise.

Des documents très banals mais qui obéissent à certaines règles de présentation pour que leur valeur juridique soit incontestable. Des règles pas toujours connues en détail des créateurs d’entreprise. Au "four et au moulin", ils sont parfois tellement préoccupés par la réussite de leurs travaux ou de leurs prestations qu’ils négligent la gestion de leur facturation. Erreur. De telles négligences peuvent coûter cher, notamment en cas de contrôle fiscal.

1. Devis : soyez le plus précis possible

Le devis peut aussi s’appeler lettre de mission pour une profession libérale ou offre d’intervention pour un consultant. Mais quel que soit son nom, il ne doit pas être rédigé à la va-vite sur le coin d’une table ! Sachez d’abord que le devis est obligatoire quand son montant est supérieur à 150 euros, et qu’il concerne principalement le secteur du bâtiment (équipement électrique, maçonnerie, plomberie, peinture, serrurerie...). Par ailleurs, ce document doit comporter une série de mentions obligatoires. Pour une grande part, on retrouve celles devant figurer sur une facture (noms et adresses des deux parties, numéro de TVA, numéro d’immatriculation au RCS...). Il faut également mentionner la date du début et la durée des travaux (ou de la mission) ainsi que le caractère payant ou gratuit du devis. À vous aussi d’indiquer une période de validité. Le document doit par ailleurs être daté et signé à la fois par le client (avec la mention "bon pour accord") et le fournisseur ou le prestataire. Il aura alors valeur de contrat et ses termes devront être respectés à la lettre par les deux parties.

Mais les mentions obligatoires ne suffisent pas. Il faut être précis. La nature des travaux, le prix... tout doit être indiqué dans la plus grande transparence. "Si on ne s’est pas compris lors de la rédaction du devis, on ne se comprendra pas mieux lors de la facturation, estime André-Paul Bahuon, président de l’ordre des experts-comptables Paris Ile-de-France. Tout ce qui est carré au départ est carré à l’arrivée." Pour éviter les conflits, vous pouvez ainsi préciser les cas de force majeure vous dispensant de vos engagements sur les délais : "Par exemple, si vous travaillez à l’extérieur, vous pourrez mentionner que les délais sont valables sous réserve de conditions climatiques empêchant la réalisation des travaux", recommande Marie-Laure Ruhemann, professeur de droit fiscal qui conseille les très petites entreprises.

Nos conseils : Pour éviter les malentendus, traduisez le contenu du devis dans des termes simples pour le client. Évitez d’utiliser un langage trop technique. D’autre part, fixez toujours la période de validité du devis dans le temps, surtout si vous travaillez avec des matières premières dont le cours évolue rapidement. Cela peut être une semaine, quinze jours, mais n’excédez pas six à huit semaines. Enfin, n’hésitez pas à préciser dans le devis des conditions éventuelles de révision du prix, précaution indispensable sous peine de devoir assumer des éléments non prévus dans le cahier des charges initial.

2. Facture : n’oubliez rien et tout ira bien

Entre professionnels, la facturation est obligatoire. Aucun produit, aucune prestation ni aucune mission n’échappe à cette règle. Mais une fois posé ce grand principe, la facture doit répondre à des règles de présentation très précises. Parmi les mentions obligatoires (voir l’infographie page 87) : nom et adresse des parties, numéro de TVA du fournisseur ou du prestataire, décompte détaillé en quantité et en prix pour chaque bien ou chaque prestation... N’oubliez pas non plus de prévoir un numéro de facture unique (lire notre interview). Attention de ne pas vous tromper dans les dates. D’abord, il faudra indiquer celle qui marque la délivrance ou l’émission de la facture. Si on vous a versé un acompte, indiquez sa date si celle-ci est différente de la date de délivrance. La loi impose aussi de préciser la date à laquelle le règlement doit intervenir ainsi que le taux de pénalité prévu en cas de retard de paiement. Sur les remises, même souci de transparence voulue par le législateur : il faut indiquer "toute réduction de prix acquise à la date de la vente... et directement liée à cette opération". Cette mesure vise en particulier à rendre moins opaques les relations industriels-grande distribution. Enfin, le document doit être établi en deux exemplaires, et c’est l’original qui est remis au client. Quand devez-vous envoyer la facture ? En principe, dès que les travaux ou les prestations sont réalisés. Si vous émettez beaucoup de factures, souvent pour les mêmes clients, vous pouvez, sous certaines conditions, les regrouper. Sous la forme d’une "facture récapitulative" d’une série de livraisons sur une période donnée. Ou bien sous la forme d’une "facture-relevé" qui réunit plusieurs factures intermédiaires en une seule. Combien de temps doit-on conserver ses factures ? Votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal vous dira de les garder dix ans puisqu’elles peuvent servir de preuve comptable devant la justice pendant ce délai. Autant dire que votre entreprise même très modeste doit s’organiser pour classer ces documents... et les retrouver. "Souvent les dirigeants de petites entreprises n’ont pas du tout conscience de ce qu’on va leur demander en cas de contrôle fiscal. Et le jour où ça arrive, c’est la panique, souligne Marie-Laure Ruhemann. Ne pas mettre la main sur les bons documents peut entraîner des soupçons de fraude. Les conséquences peuvent être catastrophiques pour l’entreprise."

Nos conseils : N’attendez pas pour envoyer votre facture. Si le travail est bien fait, cela incitera le client à payer rapidement. Si vous adressez une facture par voie électronique, confirmez-la ensuite par écrit. En effet, l’envoi de factures "dématérialisées" n’est légal que pour les entreprises ayant reçu une autorisation de l’administration fiscale et possédant un système de certification électronique. Enfin, il est inutile "d’enrober" sa facture d’un courrier additionnel. C’est du temps et du papier perdus !

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